Ay Sonu Kapanışını Hızlandırın: SAP E-Mutabakat ile BA/BS ve Cari Mutabakat Süreçlerini Otomatikleştirin

Her ay sonu geldiğinde, finans ve muhasebe departmanları için tanıdık bir senaryo başlar: zamanla yarış. Özellikle BA/BS ve cari hesap mutabakatları, bu sürecin en çok zaman alan, manuel ve hataya açık kısımlarından biridir. Peki, bu süreci bir kâbus olmaktan çıkarıp, otomatize bir verimlilik aracına dönüştürmek mümkün mü?

Giriş: Her Ay Sonu Tekrarlanan Manuel Kâbus

Geleneksel mutabakat süreci, Muhasebe Müdürleri ve Finansal Kontrolörlerin çok iyi bildiği acı verici adımlarla doludur:

1. Veri Çekme: Güncel bakiye ve fatura bilgileri için SAP sisteminden sayısız rapor çekilir.
2. Excel'de Düzenleme: Bu raporlar Excel'e aktarılır, firmanın formatına göre düzenlenir, "mutabakat mektubu" haline getirilir.
3. Manuel Gönderim: Hazırlanan yüzlerce Excel veya PDF dosyası, firmalara tek tek e-posta yoluyla veya (hala kullanılıyorsa) faks ile gönderilir.
4. Takip Maratonu: Asıl zorlu kısım burada başlar. "Mailimizi aldınız mı?", "Cevabınızı bekliyoruz", "Fark neden kaynaklanıyor?" gibi teyit almak için bitmek bilmeyen telefon ve e-posta trafiği yürütülür.
5. Manuel Kayıt: Gelen cevaplar (farklı formatlarda gelen e-postalar, imzalı-kaşeli taramalar) tek tek bir takip listesine işlenir.

Bu yöntem yalnızca yavaş ve maliyetli (iş gücü, kâğıt, telefon) olmakla kalmaz, aynı zamanda manuel veri girişinden kaynaklanan ciddi hata riskleri de taşır. Ay sonu kapanışının gecikmesindeki en büyük etkenlerden biri budur.

SAP E-Mutabakat Çözümü Nedir?

SAP E-Mutabakat (Elektronik Mutabakat), cari hesap (alıcı/satıcı) ve BA/BS mutabakat süreçlerini dijitalleştiren ve bu operasyonları doğrudan SAP sisteminizle %100 entegre yürüten bir yazılım platformudur.

Excel, manuel e-posta ve telefon takibini tamamen ortadan kaldırarak, tüm süreci tek bir ekran üzerinden yönetmenizi sağlar.

Süreç Adım Adım Nasıl Çalışır? (Otomasyonun Gücü)

SAP entegre bir E-Mutabakat çözümünün, manuel kâbusu nasıl otomasyona dönüştürdüğünü 5 kritik adımda görelim:

Adım 1: Otomatik Veri Okuma Çözüm, Excel'e ihtiyaç duymaz. Tüm güncel cari bakiye, ekstre detayı ve BA/BS (Form BA/Form BS) bilgilerini doğrudan SAP sisteminizden anlık olarak okur. Veriler her zaman güncel ve doğrudur.

Adım 2: Toplu Gönderim Sistem, SAP'den okuduğu bu verileri, firmanıza özel tanımlanmış şablonlara (mutabakat mektubu formatı) otomatik olarak yerleştirir. Tek bir tuşla, yüzlerce veya binlerce firmaya mutabakat mektuplarını e-posta veya güvenli bir web portalı üzerinden gönderir.

Adım 3: Resmiyet (KEP Entegrasyonu) Geleneksel e-postanın yasal geçerliliği tartışmalıdır. Ancak E-Mutabakat çözümleri, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi ile entegre çalışabilir. Bu sayede gönderilen mutabakat mektupları ve alınan cevaplar yasal geçerlilik kazanır, olası uyuşmazlıklarda güçlü bir kanıt niteliği taşır.

Adım 4: Otomatik Takip ve Raporlama Sürecin en değerli kısımlarından biri budur. Artık "kim cevap verdi?" diye liste tutmanıza gerek yok. E-Mutabakat platformu size anlık bir kontrol paneli (dashboard) sunar:

• Kaç firmaya gönderildi?
• Kaçı onayladı ("Mutabıkım")?
• Kaçı reddetti ("Mutabık değilim") ve fark beyan etti?
• Kimler henüz cevap vermedi?

Tüm bu statüleri canlı olarak izleyebilirsiniz.

Adım 5: Otomatik Hatırlatma (Reminder) Belirlediğiniz periyotlarda (örneğin, 3 gün içinde cevap vermeyenlere), sistem cevap vermeyen firmalara otomatik olarak hatırlatma (reminder) mailleri gönderir. Bu, ekibinizin üzerindeki takip yükünü tamamen kaldırır.

Sadece Hız Değil, Tam Kontrol ve Tasarruf

Bu otomasyonun getirisi sadece hızlanmış bir ay sonu kapanışı değildir:

• İş Yükü ve Zaman Tasarrufu: Mutabakat sürecine harcanan personel zamanı %90'a varan oranda azalır. Ekibiniz enerjisini veri takibine değil, fark analizine harcar.
• Maliyet Tasarrufu: Telefon, faks, kâğıt, toner ve kargo gibi tüm operasyonel giderler tamamen ortadan kalkar.
• Şeffaflık ve Denetim Kolaylığı: "Kim, ne zaman, hangi bakiyeyi onayladı?" Tüm mutabakat geçmişi (cevaplar, reddetme nedenleri, eklenen dokümanlar) dijital olarak arşivlenir. Bu hem iç kontrol süreçleri hem de dış denetimler için paha biçilmez bir şeffaflık sağlar.

Sonuç: Finans Ekibinizi Özgürleştirin

SAP E-Mutabakat çözümü, finans ekibinizin değerli vaktini "mutabakat takip etmek" gibi tekrarlayan, robotik işlerden alıp, "değer yaratan finansal analiz yapmaya" ayırmasını sağlar.

Ay sonu kapanışlarınızı stresten bir verimlilik sürecine dönüştürmek, manuel hataları sıfırlamak ve ekibinize asıl işlerine odaklanmaları için zaman kazandırmak istiyorsanız, mutabakat süreçlerinizi dijitalleştirmenin tam zamanı.

Brn Danışmanlık olarak biz, SAP sisteminizle tam entegre çalışacak E-Mutabakat çözümlerinin kurulumu, uyarlanması ve mevcut finans süreçlerinize adaptasyonu konusunda derin bir uzmanlığa sahibiz. Uzman FI ekibimizle, mutabakat süreçlerinizi sadece dijitalleştirmekle kalmıyor, aynı zamanda bu otomasyonun ay sonu kapanışınızı somut olarak hızlandırmasını ve ekibinizin vaktini analiz gibi katma değerli işlere ayırmasını sağlıyoruz.

Ay sonu kapanışlarınızı stresten verimliliğe dönüştürmek için bizimle iletişime geçin, süreçlerinizi birlikte analiz edelim.